Kassenpflicht 2028: Was die Gastronomie jetzt wissen sollte
Die Registrierkassenpflicht ist angekündigt. Noch sind wichtige Details Teil des Gesetzgebungsverfahrens. Wir erklären den aktuellen Stand verständlich und zeigen, wie sich Gastronomiebetriebe sinnvoll vorbereiten können.
Neu: Referentenentwurf regelt Kassenpflicht und digitalen Beleg
Seit dem 7. August 2026 liegt der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor. Die geplante Kassenpflicht soll Betriebe erfassen, deren Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet. Die Übergangsregelung sieht die erstmalige Anwendung ab dem 1. Januar 2028 vor. Beschlossen ist das noch nicht.
- Wer wäre betroffen: Gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche sowie freiberufliche Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
- Ab wann: Wer die Grenze bereits 2027 überschreitet, soll ab 1. Januar 2028 unter die Kassenpflicht fallen.
- Spätere Überschreitung: Ab 2028 soll die Pflicht grundsätzlich am 1. April des Folgejahres beginnen.
- Digitaler Beleg: Vorgesehen ist eine elektronische Bereitstellung in einem standardisierten Datenformat anstelle der papiergebundenen Belegausgabe.
- Mobile Verkäufe: Ein Diskussionsentwurf nennt Ausnahmen für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte sowie mobile oder temporäre Verkaufsstellen, verlangt aber eine elektronische Nacherfassung.
- Heute weiterhin wichtig: Für vorhandene elektronische Kassen gelten TSE-, Einzelaufzeichnungs-, Beleg-, Melde- und Exportpflichten unverändert weiter.
- Noch offen: Ausnahmen, Übergangsfristen und die genaue gesetzliche Ausgestaltung können sich im Verfahren noch ändern.
Stand: 27.08.2026. Grundlage: Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums mit Bearbeitungsstand 05.08.2026 und Diskussionsentwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung. Das Gesetzgebungsverfahren ist nicht abgeschlossen. Dies ist keine Rechtsberatung.
Das Wichtigste zuerst
Keine Panik. Aber jetzt strukturiert vorbereiten.
In Deutschland gibt es aktuell keine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Wer jedoch bereits ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss die dafür geltenden Vorgaben erfüllen. Dazu gehören insbesondere vollständige Einzelaufzeichnungen, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und die Belegausgabe.
Seit dem 7. August 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor. Danach soll die Kassenpflicht grundsätzlich für Betriebe gelten, deren Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet. Die Übergangsregelung sieht eine erstmalige Anwendung ab dem 1. Januar 2028 vor. Ein Regierungsentwurf oder beschlossenes Gesetz ist das noch nicht.
Aktueller Stand
Was gilt, was ist geplant und was bleibt offen?
Die Begriffe Kassenpflicht, TSE-Pflicht und Belegpflicht werden häufig vermischt. Rechtlich sind das unterschiedliche Themen.
Regeln für vorhandene elektronische Kassen
Wer Geschäftsvorfälle elektronisch erfasst, muss die gesetzlichen Anforderungen an Aufzeichnung, technische Sicherheit, Datenhaltung und Belege beachten.
Registrierkassenpflicht ab 2028
Der Entwurf erfasst Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz. Wer die Grenze bereits 2027 überschreitet, soll ab 1. Januar 2028 unter die Kassenpflicht fallen.
Gesetz, Ausnahmen und Praxisregeln
Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden. Auch die vorgeschlagenen Ausnahmen für mobile oder außerhalb der Betriebsstätte erbrachte Leistungen können sich verändern.
Pflichten bei elektronischen Kassen
Diese Punkte sind schon heute wichtig
Für bestehende elektronische Kassensysteme zählen nicht nur Hardware und Software. Entscheidend ist der gesamte nachvollziehbare Prozess.
Einzelaufzeichnung
Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.
TSE-Schutz
Elektronische Aufzeichnungen sind bei betroffenen Kassensystemen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Belegausgabe
Bei elektronisch erfassten Geschäftsvorfällen muss grundsätzlich ein Beleg bereitgestellt werden. Dieser kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch elektronisch erfolgen.
Kassenmeldung
Elektronische Aufzeichnungssysteme sind über das gesetzlich vorgesehene Verfahren zu melden. Seit 2025 steht dafür die elektronische Übermittlung zur Verfügung.
Datenexport
Prüfungsrelevante Kassendaten müssen vollständig, strukturiert und für Kassen-Nachschau oder Außenprüfung verfügbar sein.
Verfahrensdokumentation
Einrichtung, Bedienung, Änderungen, Ausfälle und Datensicherung sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Digitaler Kassenbon soll ab 2028 zum Standard werden
Nach der Ankündigung der Bundesregierung und dem derzeit bekannten Entwurfsstand soll der Kassenbon künftig grundsätzlich digital bereitgestellt werden. Ein Papierbeleg soll nur noch auf Wunsch ausgegeben werden. Bis zur gesetzlichen Änderung gilt die heutige Belegausgabepflicht weiter.
Amtlichen Stand beim BMF lesenGastronomie in der Praxis
Eine passende Kasse muss mehr können als Bons drucken.
Restaurants, Cafés, Hotels, Imbisse, Foodtrucks und Veranstaltungsbetriebe haben unterschiedliche Abläufe. Eine rechtssichere Basis ist wichtig, aber sie ersetzt keine gute Bedienbarkeit im täglichen Betrieb.
Vorbereitung ohne Fehlkauf
Ihre praktische Kassen-Checkliste
Diese sechs Schritte schaffen Klarheit, unabhängig davon, wie der endgültige Gesetzestext aussehen wird.
Kostenlos prüfen lassenAktuelles System erfassen
Kassenplätze, Softwareversionen, TSE, Seriennummern und Schnittstellen dokumentieren.
Meldestatus prüfen
Kontrollieren, ob Anschaffung, Inbetriebnahme und gegebenenfalls Außerbetriebnahme korrekt gemeldet wurden.
Export testen
DSFinV-K-Daten und weitere prüfungsrelevante Unterlagen nicht erst bei einer Kassen-Nachschau suchen.
Abläufe abbilden
Bestellung, Küche, Zahlung, Storno, Trinkgeld, Gutschein und Tagesabschluss realistisch durchspielen.
Folgekosten offenlegen
Einmalkosten, Lizenzen, TSE, Updates, Schnittstellen, Schulung und Support getrennt betrachten.
Mit Zeit entscheiden
Nicht bis kurz vor einem möglichen Stichtag warten. Auswahl, Programmierung und Schulung brauchen Vorlauf.
Welche Kassenlösung passt zu Ihrem Betrieb?
Wir prüfen Ihren Ablauf, vorhandene Technik und benötigte Schnittstellen. Sie erhalten eine verständliche und transparente Einschätzung ohne ausgelagerte Hotline.
Häufige Fragen
Kassenpflicht einfach beantwortet
Ist die Kassenpflicht ab 2028 bereits beschlossen?
Nein. Seit dem 7. August 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor. Er ist ein früher Schritt im Gesetzgebungsverfahren und noch kein beschlossenes Gesetz.
Gibt es heute schon eine allgemeine Registrierkassenpflicht?
Nein. Aktuell besteht grundsätzlich keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Wer eine elektronische Kasse verwendet, muss jedoch die dafür geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Was bedeutet die 100.000-Euro-Grenze?
Der Referentenentwurf knüpft an den Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes an. Die Kassenpflicht soll greifen, wenn dieser Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet. Für die konkrete Berechnung und Sonderfälle bleibt der endgültige Gesetzestext maßgeblich.
Was ist für Kassenbons ab 2028 geplant?
Der Referentenentwurf will die papiergebundene Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellung in einem standardisierten Datenformat ersetzen. Bis zu einer gesetzlichen Änderung gilt die heutige Belegausgabepflicht unverändert weiter.
Welche Ausnahmen sind für mobile Gastronomie und Veranstaltungen vorgesehen?
Ein gesonderter Diskussionsentwurf nennt Ausnahmen für Zahlungen außerhalb der Betriebsstätte sowie für temporäre oder mobile Verkaufseinrichtungen. Die Einnahmen müssten anschließend elektronisch nacherfasst werden. Diese Ausnahmen sind noch nicht beschlossen.
Brauche ich dann zwingend eine TSE?
Bei einem von der Kassensicherungsverordnung erfassten elektronischen Kassensystem werden die digitalen Aufzeichnungen grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt. Welche technischen Vorgaben für neue Fälle gelten, ist anhand der endgültigen Regelung zu prüfen.
Sollte ich meine vorhandene Kasse sofort austauschen?
Nicht automatisch. Zuerst sollten Aktualität, TSE, Datenexport, Meldestatus, benötigte Schnittstellen und betriebliche Anforderungen geprüft werden. Ein Austausch ist sinnvoll, wenn technische oder organisatorische Lücken bestehen oder das System nicht mehr zum Betrieb passt.
Kann TOBO POS verbindliche Steuer- oder Rechtsberatung leisten?
Nein. Wir beraten zur Auswahl, Einrichtung und zum technischen Betrieb von Kassensystemen. Verbindliche steuerliche oder rechtliche Einzelfragen gehören in die Hände Ihrer Steuerberatung oder einer entsprechend qualifizierten Rechtsberatung.
Amtliche Grundlagen und weiterführende Informationen
§ 146a Abgabenordnung – Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, TSE, Belegausgabe und Mitteilung.
BMF zur Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO – elektronisches Meldeverfahren und Fristen.
BMF-Aktionsplan vom 16. Juli 2026 – Ankündigung der Registrierkassenpflicht.
BMF-Verfahrensseite vom 7. August 2026 – Referentenentwurf, Ausnahmeverordnung und veröffentlichte Verbändestellungnahmen.
Stand dieser Seite: 27. August 2026. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Änderungen des Gesetzgebungsverfahrens wird diese Seite aktualisiert.