Der große TOBO POS Ratgeber
Kassensysteme für Gastronomie und Hotellerie.
Vom kleinen Café bis zum Hotel, Freizeitpark oder Betrieb mit mehreren Standorten: Hier erfahren Sie, welche Funktionen wirklich wichtig sind, worauf Sie rechtlich achten sollten und wie aus Technik ein verlässlicher Arbeitsablauf wird.
Nicht die größte Kasse ist die beste
Die richtige Lösung beginnt mit Ihrem Arbeitsablauf.
Ein Restaurant mit Tischservice braucht andere Abläufe als ein Foodtruck mit hohem Durchsatz. Ein Hotel verbindet möglicherweise Restaurant, Bar, Frühstück und Zimmerbuchung. In einem Freizeitpark entstehen mehrere Verkaufsstellen, wechselnde Teams und starke Stoßzeiten. Deshalb sollte die Auswahl nicht bei einem Gerätebild oder Monatsbetrag beginnen.
Entscheidend ist, was zwischen Bestellung, Küche, Ausgabe, Zahlung und Tagesabschluss passiert. Erst wenn diese Wege klar sind, lässt sich sinnvoll festlegen, welche Kasse, Software, mobilen Geräte, Drucker, Küchenmonitore und Schnittstellen gebraucht werden.
Für jeden Gastrobetrieb anders
Ein System muss zur Betriebsart passen.
Die folgenden Beispiele zeigen, welche Anforderungen häufig im Vordergrund stehen. Die konkrete Kombination entsteht immer aus Ihrem tatsächlichen Betrieb.
Tischservice und Thekenverkauf
Tischplan, mobiles Bonieren, Gangsteuerung, Rechnungen teilen, Trinkgeld, Küchenkommunikation und schneller Schichtwechsel.
Gastronomie und Übernachtung verbinden
Restaurant, Bar und Frühstück mit passenden Hotel- oder Abrechnungsschnittstellen zusammenführen.
Schneller Verkauf auf wenig Raum
Kurze Bestellwege, übersichtliche Favoriten, robuste Hardware und ein sinnvoller Plan für instabiles Internet.
Mehrere Stationen und starke Stoßzeiten
Zentrale Artikelpflege, Benutzerrechte, Auswertungen, Küchenmonitore, Pager, Self-Service und standortübergreifende Abläufe.
Vom Gast bis zum Tagesabschluss
Vier Prozessbereiche entscheiden über den Alltag.
Ein gutes Kassensystem verkürzt Wege, verhindert unnötige Doppelerfassung und gibt dem Team auch bei hoher Auslastung Orientierung.
Einfach aufnehmen
Stationär, mobil am Tisch, am Self-Service-Terminal oder über einen angebundenen Bestellweg.
Richtig weiterleiten
Bestellungen an Küche, Bar oder Ausgabe senden und Status sowie Priorität verständlich abbilden.
Flexibel abschließen
Rechnungen teilen, umbuchen, Trinkgeld erfassen und angebundene Zahlwege sauber einsetzen.
Verlässlich auswerten
Tagesabschluss, Benutzerrechte, Artikelpflege, Exporte und betriebliche Kennzahlen im Blick behalten.
Checkliste vor dem Angebot
Was ein Kassensystem können sollte.
Markieren Sie nicht möglichst viele Funktionen. Entscheiden Sie, was zum Start zwingend gebraucht wird, was später ergänzt werden kann und welche Erweiterung nur zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Schnell erlernbar
Klare Artikelstruktur, Favoriten, Rollen und Rechte sowie eine Oberfläche, die auch wechselndes Personal sicher bedienen kann.
Fehlerarme Wege
Passende Druckziele oder Küchenmonitore, Beilagen und Gänge, Rückfragen, Status und eindeutige Abholinformationen.
Am Tisch oder unterwegs
Handhelds, WLAN-Abdeckung, Akkukonzept, Ladestationen und bei Bedarf mobile Zahlungsprozesse berücksichtigen.
Ausfälle mitdenken
Offline-Verhalten, Datensicherung, Ersatzhardware, Wiederanlauf und erreichbaren Support vor dem Kauf klären.
Nur passend anbinden
DATEV, Hotelsoftware, Warenwirtschaft, Reservierung, Payment, Delivery oder Zeiterfassung konkret benennen und technisch prüfen.
Erweiterbar bleiben
Weitere Kassen, Standorte, Self-Service, Pager oder Küchenanzeigen sollten planbar ergänzt werden können.
Kassenrecht in Deutschland
Rechtliche Anforderungen gehören in die Planung.
Wer steuerlich aufzeichnungspflichtige Vorgänge mit einem elektronischen Kassensystem erfasst, muss insbesondere die Vorgaben aus § 146a Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung berücksichtigen. Das Kassensystem ist dabei nur ein Teil: Entscheidend sind auch korrekte Einrichtung, Nutzung, Dokumentation und verfügbare Daten.
Gesamtkosten statt Lockpreis
Was kostet ein Gastronomie-Kassensystem?
Eine seriöse Kalkulation trennt Einmalkosten, laufende Kosten und optionale Leistungen. Der Preis hängt unter anderem von Kassenanzahl, Softwareumfang, mobilen Geräten, Schnittstellen, Programmierung, Installation, Schulung und Service ab.
Vergleichen Sie Angebote über denselben Zeitraum und denselben Leistungsumfang. Ein niedriger Einstiegspreis sagt wenig aus, wenn notwendige Module, Einrichtung oder Support später dazukommen.
TOBO POS weist im individuellen Angebot einmalige und mögliche wiederkehrende Positionen getrennt aus. Konkrete Preise richten sich nach der gewählten Lösung.
Preise und Richtwerte
Kassensystem Gastronomie Preise: womit Sie rechnen sollten
Ein faires Kassensystem-Angebot trennt Einmalkosten (Hardware, Einrichtung, Schulung) von laufenden Kosten (Softwarelizenz, TSE, Service). Der Preis hängt von Kassenanzahl, mobilen Geräten, Self-Service, Schnittstellen und dem gewünschten Servicegrad ab. Die folgenden Werte sind ehrliche Marktrichtwerte auf Netto-Niveau, Ihr genaues Angebot erstellen wir individuell.
Je Kassenplatz meist rund 600 bis 1.500 Euro. Mobile Handhelds ab etwa 500 Euro, Self-Service-Kioske ab etwa 2.500 Euro.
Je nach Umfang etwa 30 bis 70 Euro pro Monat und Kasse. Oft als Miete, teils auch als Kauf möglich.
Cloud-TSE etwa 5 bis 10 Euro pro Monat, Hardware-TSE einmalig rund 150 bis 260 Euro. Seit 2020 Pflicht.
Programmierung der Artikel, Aufbau, Anbindung und Einweisung meist einmalig rund 300 bis 1.200 Euro.
Von der Basis-Betreuung bis zum Rundum-Paket mit Fernwartung, etwa 0 bis 110 Euro pro Monat.
Terminal rund 150 bis 400 Euro, dazu laufende Transaktionsgebühren je nach Anbieter und Kartenmix.
Drei Beispiel-Konfigurationen (Richtwerte)
Ein Kassenplatz, TSE, Kartenzahlung, schlanke Bedienung.
- 1 Kassenplatz
- Cloud-TSE
- Payment-Terminal
- Basis-Service
Vom kompakten Restaurant bis zum größeren Betrieb mit mobiler Bestellung und Küchenbon.
- 1 bis 2 Kassenplätze
- 1 bis 2 mobile Handhelds
- Cloud-TSE und Payment
- Komfort-Service
Vom kleinen Gasthof mit wenigen Zimmern bis zum größeren Hotel mit mehreren Stationen.
- 1 bis 3 Kassenplätze
- Handhelds nach Bedarf, optional Self-Service
- Hotelsoftware-Schnittstelle (PMS)
- Cloud-TSE, Payment, Rundum-Service
Kostenrechner: Ihr Kassensystem grob kalkulieren
Wählen Sie Ihre Betriebsart und passen Sie die Bausteine an. Der Rechner zeigt einen groben Preisrahmen als Orientierung, kein verbindliches Angebot.
Der Kostenrechner benötigt aktiviertes JavaScript.
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Als Richtwert liegen die Einmalkosten für Hardware und Einrichtung je nach Größe zwischen etwa 1.000 und 15.000 Euro, die laufenden Kosten für Softwarelizenz, TSE und Service zwischen etwa 35 und 330 Euro pro Monat. Ein kleiner Imbiss startet deutlich günstiger als ein Hotel mit mehreren Stationen. Den genauen Preis bestimmt Ihre Konfiguration.
Kaufen oder mieten: was ist günstiger?
Beim Kauf zahlen Sie mehr einmalig und weniger laufend, bei der Miete verteilen sich die Kosten monatlich und beinhalten oft Updates und Support. Welche Variante wirtschaftlicher ist, hängt von Laufzeit, Liquidität und gewünschtem Serviceumfang ab. Wir rechnen beide Wege transparent durch.
Was kostet die TSE und ist sie Pflicht?
Elektronische Kassen brauchen seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Eine Cloud-TSE kostet als Richtwert etwa 5 bis 10 Euro pro Monat, eine Hardware-TSE einmalig rund 150 bis 260 Euro. Die passende Variante hängt von der Kasse und der Anzahl der Stationen ab.
Welche laufenden Kosten fallen monatlich an?
Typisch sind Softwarelizenz je Kasse, TSE, ein Service- oder Wartungspaket und bei Kartenzahlung die Transaktionsgebühren. Strom, Papier und Internet kommen betrieblich hinzu. Ein belastbarer Vergleich betrachtet immer die Gesamtkosten, nicht nur den Anschaffungspreis.
Warum nennt TOBO POS keine festen Fixpreise?
Weil ein ehrlicher Preis erst nach Betriebsart, Kassenanzahl, mobilen Geräten, Schnittstellen und Servicewunsch feststeht. Ein pauschaler Fixpreis wäre entweder zu teuer oder unrealistisch niedrig. Wir nennen deshalb transparente Richtwerte und erstellen ein individuelles Angebot ohne versteckte Posten.
Wir kalkulieren Hardware, Software, TSE, Einrichtung und Service transparent und unverbindlich, passend zu Ihrem Ablauf. Ein Blick auf die Labware Kassensysteme zeigt die möglichen Bausteine.
Alle genannten Beträge sind unverbindliche Marktrichtwerte auf Netto-Niveau (Stand Juli 2026) und ersetzen kein individuelles Angebot. Der tatsächliche Preis hängt von Ausstattung, Anbieter, Region und Vertragsmodell ab.
Systeme sinnvoll einordnen
Vom einfachen Bestellbetrieb bis zur komplexen Gastronomie.
Die folgende Einordnung ist eine Orientierung. Welche Lösung wirklich passt, zeigt sich erst nach Prüfung Ihrer Anforderungen und der benötigten Schnittstellen.
Labware
Für übersichtliche Bestell- und Kassenabläufe sowie Betriebe, die eine moderne, gut integrierbare Lösung suchen.
- All-in-One-Kassen
- Self-Service und Küchenanzeigen
- Mobile Bestellgeräte
Naramis
Für anspruchsvollere Restaurant-, Hotel- und Mehrbereichsabläufe mit zentraler Steuerung und passenden Modulen.
- Tisch- und Serviceprozesse
- Küche, Backoffice und Auswertung
- Hotel- und weitere Schnittstellen
Orderman
Für mobile Bestell- und Zahlungsprozesse in intensiver Gastronomie, bei denen zuverlässige Hardware besonders wichtig ist.
- Professionelle Handhelds
- Mobile Gastprozesse
- Stationäre POS-Hardware
Cashmatic
Automatisiertes Bargeldmanagement als Ergänzung für passende Kassenplätze.
Syscall Pager
Gäste- und Mitarbeiterrufsysteme für Ausgabe, Wartebereiche und interne Kommunikation.
TOBO Service
Programmierung, Schulung, Fernwartung und abgestimmte Servicepakete.
Vom Bedarf zum Tagesbetrieb
So sollte ein Kassenprojekt ablaufen.
Eine geordnete Einführung reduziert Rückfragen, vermeidet Überraschungen und gibt dem Team Sicherheit vor dem ersten echten Verkauf.
Betrieb aufnehmen
Standorte, Verkaufswege, Team, Stoßzeiten und vorhandene Technik erfassen.
Prozesse planen
Bestellung, Küche, Ausgabe, Zahlung, Abschluss und Ausfallwege definieren.
Angebot prüfen
Einmalige und laufende Kosten sowie notwendige Schnittstellen klar trennen.
Einrichten & testen
Artikel, Rechte, Druckwege und Geräte vorbereiten und mit echten Fällen testen.
Schulen & betreuen
Team einweisen, Start begleiten und Support sowie Zuständigkeiten festhalten.
Häufige Fragen
Kassensystem Gastronomie verständlich erklärt.
Welches Kassensystem passt zu meinem Restaurant?
Das hängt vor allem von Serviceart, Tischanzahl, Küchenablauf, mobilen Geräten, Schnittstellen und gewünschter Auswertung ab. Für einen kleinen Betrieb kann eine kompakte All-in-One-Lösung sinnvoll sein; komplexe Restaurant- oder Hotelabläufe benötigen häufig modularere Software.
Muss ein Gastronomie-Kassensystem eine TSE haben?
Elektronische Kassensysteme im Anwendungsbereich des § 146a AO und der KassenSichV müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Der konkrete Einzelfall sollte mit Steuerberatung und Fachbetrieb geprüft werden.
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Die Gesamtkosten ergeben sich aus Hardware, Software, TSE, Einrichtung, Schnittstellen, Schulung und gewähltem Service. Vergleichen Sie Angebote nur bei gleichem Leistungsumfang und lassen Sie einmalige sowie laufende Positionen getrennt ausweisen.
Funktioniert die Kasse bei Internetausfall?
Das Verhalten ist systemabhängig. Vor dem Kauf sollte geklärt werden, welche Funktionen lokal weiterlaufen, wie Zahlungen reagieren, wann Daten synchronisiert werden und welcher Notfallablauf im Betrieb gilt.
Welche Schnittstellen sind für Hotels und Gasthöfe wichtig?
Je nach Betrieb können Hotelsoftware, DATEV, Payment, Reservierung, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung relevant sein. Entscheidend ist nicht nur, dass eine Schnittstelle genannt wird, sondern dass Version, Datenrichtung und gewünschter Ablauf technisch geprüft werden.
Brauche ich mobile Bestellgeräte?
Mobile Geräte können Laufwege reduzieren und Bestellungen schneller an Küche oder Bar übermitteln. Sinnvoll sind sie, wenn WLAN, Akkukonzept, Bedienung und Serviceablauf gemeinsam passen.
Kann ein System später erweitert werden?
Viele Lösungen lassen sich um zusätzliche Kassen, Handhelds, Küchenmonitore, Self-Service, Pager oder Standorte ergänzen. Diese Ausbaustufen sollten bereits bei Netzwerk, Lizenzen und Hardwareplanung berücksichtigt werden.
Kann ich Kassensysteme vor dem Kauf testen?
Ja. Im TOBO POS Showroom Hannover können geeignete Systeme nach Terminabsprache kostenlos angesehen, bedient und anhand eines typischen Verkaufs- oder Bestellablaufs getestet werden.
Bringen wir Ihren echten Betriebsablauf auf den Bildschirm.
Persönliche Beratung, transparente Kosten und eine Lösung, die zu Gastronomie und Team passt.