TSE und Kassenmeldung 2026: Was Gastronomiebetriebe dokumentieren müssen
TSE, ELSTER-Meldung, DSFinV-K und Belege greifen ineinander. Der Ratgeber erklärt die wichtigsten Pflichten und zeigt, welche Daten im Betrieb verfügbar sein sollten.
Elektronische Kassensysteme, TSE und die Mitteilung an die Finanzverwaltung sind keine voneinander getrennten Themen. Für einen belastbaren Betrieb müssen Technik, Stammdaten und Dokumentation zusammenpassen.
- Das elektronische Mitteilungsverfahren steht über Mein ELSTER und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung.
- Nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind grundsätzlich innerhalb eines Monats mitzuteilen.
- Aufzeichnungspflichtige Vorgänge müssen unmittelbar über die zugeordnete TSE abgesichert werden.
- Für Prüfungen muss ein maschinell auswertbarer Datenexport nach DSFinV-K möglich sein.
Was ist die TSE?
Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützt digitale Grundaufzeichnungen vor unbemerkten nachträglichen Veränderungen. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle. Bei jedem aufzeichnungspflichtigen Vorgang entsteht eine abgesicherte Transaktion.
Eine TSE allein macht den Betrieb jedoch nicht automatisch ordnungsgemäß. Artikelstammdaten, Bedienerrechte, Vorgangsarten und die Verfahrensdokumentation müssen ebenfalls nachvollziehbar sein.
Welche Systeme müssen gemeldet werden?
Mitteilungspflichtig sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Anwendungsbereich des § 146a AO. Das BMF weist darauf hin, dass die Mitteilung bereits bei der Anschaffung relevant sein kann, auch wenn der produktive Einsatz erst später geplant ist. In Zweifelsfällen sollte die Einordnung mit Steuerberatung oder Finanzverwaltung geklärt werden.
Welche Daten sollten griffbereit sein?
- Art und Anzahl der eingesetzten Aufzeichnungssysteme
- Seriennummern von Kasse und TSE
- Zertifizierungs- beziehungsweise TSE-Daten
- Anschaffungs-, Inbetriebnahme- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum
- Zuordnung der Systeme zur jeweiligen Betriebsstätte
Die Informationen sollten nicht erst bei einer Meldung zusammengesucht werden. Eine zentrale, gepflegte Geräteübersicht reduziert Fehler bei Austausch, Reparatur oder Standortwechsel.
DSFinV-K: Datenexport statt PDF-Bericht
Monatsberichte oder ausgedruckte Z-Bons ersetzen keinen strukturierten Datenexport. Die DSFinV-K legt fest, wie Kassendaten für die Finanzverwaltung bereitgestellt werden. Ein Export sollte regelmäßig testweise erstellt und sicher archiviert werden. Dabei geht es nicht nur um das Vorhandensein einer Schaltfläche, sondern um vollständige und lesbare Daten.
Belegausgabe und Ausfälle
Belege können grundsätzlich elektronisch oder auf Papier bereitgestellt werden. Bei einem Ausfall von Kasse oder TSE müssen die betrieblichen Abläufe dokumentiert sein. Mitarbeitende sollten wissen, wie Vorgänge erfasst und nach Wiederherstellung korrekt fortgeführt werden.
Typische Fehler in der Praxis
- Eine ausgetauschte Kasse bleibt in der Geräteübersicht als aktiv stehen.
- Seriennummern werden nur auf Rechnungen gesucht und nicht zentral dokumentiert.
- Ein Datenexport wird erst bei einer Prüfung zum ersten Mal getestet.
- Mehrere Betriebsstätten oder Systeme werden bei einer Korrekturmeldung unvollständig erfasst.
- Stornos und Trainingsvorgänge sind technisch vorhanden, aber organisatorisch nicht erklärt.
Empfohlener Betriebscheck
Einmal pro Quartal sollten Geräteübersicht, TSE-Status, Exportfähigkeit, Datensicherung und Verfahrensdokumentation gemeinsam geprüft werden. Veränderungen gehören unmittelbar in die Dokumentation, nicht erst zum Jahresabschluss.
Bundesministerium der Finanzen, FAQ zum Kassengesetz, Stand 29. April 2026: Fragen und Antworten zu § 146a AO und KassenSichV. Ergänzend: BMF-Schreiben zur Mitteilungsverpflichtung.
