E-Rechnung Gastronomie 2027: Was Restaurants und Hotels jetzt vorbereiten müssen
E-Rechnung Gastronomie 2027: Wer betroffen ist, was bei Bewirtungsrechnungen über 250 Euro gilt und wie sich Restaurant, Hotel und Catering vorbereiten.
Die E-Rechnung wird für Restaurants, Hotels und Caterer spätestens jetzt praktisch wichtig. Ab 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Aber nicht jeder Kassenbon für einen Gast wird automatisch zur E-Rechnung. Entscheidend sind Geschäftskunde, Rechnungsbetrag und die für den Betrieb geltende Übergangsfrist.
Privatgäste sind nicht betroffen. Bei inländischen Geschäftskunden muss genauer hingesehen werden.
Bewirtungs- oder Hotelrechnungen über 250 Euro können ab 2027 eine echte E-Rechnung erfordern. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg.
Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papier oder mit Zustimmung ein normales PDF verwenden.
Bei inländischen B2B-Umsätzen greift die Ausstellungspflicht zuerst für größere Unternehmen.
Die Pflicht wird auf weitere Unternehmen ausgeweitet. Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Stand: 8. September 2026. Grundlage sind die aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums. Dieser Beitrag ist eine praktische Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung einfach erklärt?
Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und auch keine gewöhnliche PDF-Datei. Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das Software automatisch lesen und weiterverarbeiten kann. Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Für den Menschen kann eine Rechnung trotzdem lesbar dargestellt werden. Bei einer XRechnung liegt der eigentliche Inhalt jedoch als XML-Datensatz vor. Wer eine solche Datei erhält, kann sie beispielsweise mit dem offiziellen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung sichtbar machen.
Wer ist in der Gastronomie betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen, also B2B. Ein Restaurant hat aber meistens sowohl Privatgäste als auch Firmenkunden. Deshalb muss der Betrieb nicht jeden Verkauf gleich behandeln.
Keine E-Rechnungspflicht
Die Rechnung für ein privates Essen, einen Kaffee oder eine Hotelübernachtung fällt nicht unter die verpflichtende B2B-E-Rechnung.
Kleinbetragsrechnung möglich
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, wenn die gesetzlichen Anforderungen an die Kleinbetragsrechnung erfüllt sind.
Frist und Umsatz prüfen
Hier kann eine E-Rechnung nötig sein, sobald der Restaurant-, Hotel- oder Cateringbetrieb die Übergangsregel nicht mehr nutzen darf oder nicht nutzen möchte.
Was gilt bei einem Geschäftsessen über 250 Euro?
Dieser Fall ist für die Gastronomie besonders wichtig. Bezahlt ein Unternehmen beispielsweise ein Geschäftsessen über 420 Euro, kann nach Ende der passenden Übergangsfrist eine E-Rechnung erforderlich sein. Das gilt auch dann, wenn vor Ort bar oder mit Karte bezahlt wird. Die Zahlungsart ändert die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht nicht.
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums kann zunächst vor Ort ein normaler Kassenbeleg ausgegeben und anschließend durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Dafür braucht der Betrieb einen klaren Ablauf, um Firmendaten und Empfangsadresse sicher aufzunehmen und die Rechnung später eindeutig dem Kassenvorgang zuzuordnen.
Firmenfeier, Gesamtbetrag 680 Euro brutto
- Der Service erkennt, dass eine Rechnung an ein Unternehmen gewünscht wird.
- Firmenname, Anschrift und E-Mail-Adresse werden vollständig aufgenommen.
- Der Kassenbeleg bleibt eindeutig mit dem Vorgang verbunden.
- Die E-Rechnung wird im geeigneten Rechnungssystem erstellt und versendet.
- Der strukturierte Originaldatensatz wird ordnungsgemäß aufbewahrt.
Was gilt für Hotel, Catering und Veranstaltungen?
Hotels, Caterer und Eventbetriebe haben häufig einen höheren B2B-Anteil als ein kleines Café. Firmenübernachtungen, Tagungspauschalen, Weihnachtsfeiern, Messebewirtung oder regelmäßige Betriebsgastronomie überschreiten außerdem schneller die 250-Euro-Grenze.
Bei einem Hotel-Kassensystem mit PMS-Schnittstelle sollte geprüft werden, wo die vollständige Rechnung entsteht, wie Leistungen aus Restaurant, Bar und Übernachtung zusammengeführt werden und welches System XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Ein Kassenbon allein ersetzt nicht automatisch die strukturierte E-Rechnung.
Muss das Kassensystem selbst E-Rechnungen erstellen?
Nicht zwingend. In vielen Betrieben entsteht der Verkauf in der Kasse, während die E-Rechnung in einer Rechnungs-, Hotel- oder Buchhaltungssoftware erstellt wird. Entscheidend ist ein sauberer Übergang ohne doppelte oder widersprüchliche Daten.
Leistung, Steuersatz, Zahlung und Beleg werden korrekt erfasst.
Name, Anschrift und Empfangsweg des Geschäftskunden werden ergänzt.
Rechnungssystem erzeugt XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD.
Originaldatensatz wird gespeichert und für die Buchhaltung bereitgestellt.
Bei der Auswahl eines Kassensystems für die Gastronomie sollte deshalb nicht nur nach „E-Rechnung vorhanden“ gefragt werden. Wichtiger ist: Welche Software erstellt sie, welche Daten werden übernommen, wie werden Korrekturen behandelt und wer hilft bei einer Störung?
Acht Punkte, die Gastro-Betriebe jetzt prüfen sollten
- Vorjahresumsatz prüfen: Liegt der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro?
- B2B-Fälle sammeln: Welche Firmenfeiern, Tagungen, Caterings und Hotelrechnungen kommen regelmäßig vor?
- 250-Euro-Grenze beachten: Welche Geschäftskundenrechnungen liegen darüber?
- Empfang organisieren: E-Mail-Adresse, Zuständigkeit und sichere Ablage für eingehende E-Rechnungen festlegen.
- Software prüfen: Kann das vorhandene System XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD erzeugen und validieren?
- Kassenablauf festlegen: Wie werden Kassenbeleg, Firmendaten und spätere E-Rechnung eindeutig verbunden?
- Archivierung klären: Der strukturierte Originalteil muss acht Jahre unversehrt aufbewahrt werden.
- Team schulen: Service und Rezeption brauchen eine kurze Antwort auf die Frage „Können Sie uns eine E-Rechnung schicken?“
Ein PDF wird „E-Rechnung“ genannt, obwohl der strukturierte Datensatz fehlt. Seit 2025 ist ein einfaches PDF nur eine sonstige Rechnung. Lassen Sie Format, Pflichtangaben und Archivierung mit Steuerberatung und Softwareanbieter prüfen.
Welche Fragen gehören an den Kassen- und Softwareanbieter?
- Kann das System XRechnung oder ZUGFeRD in einer zulässigen Version ausgeben?
- Werden Restaurant-, Hotel- und Cateringleistungen mit den richtigen Steuersätzen übertragen?
- Wie werden Rechnungskorrektur, Storno und Gutschrift erstellt?
- Kann ein Kassenvorgang später eindeutig einer E-Rechnung zugeordnet werden?
- Gibt es eine DATEV-, PMS- oder Buchhaltungsschnittstelle?
- Wie werden strukturierte Originaldateien gesichert und wiedergefunden?
- Wer ist bei Fehlern zwischen Kasse, Rechnungssystem und Buchhaltung zuständig?
Eine technische Einführung sollte mit echten Fällen getestet werden. Die Praxis-Checkliste zur Kasseneinführung hilft dabei, Zuständigkeiten, Schnittstellen und Testfälle vor dem Start festzuhalten. Für den laufenden Betrieb gehören Datensicherung und ein klarer Service- und Notfallplan ebenfalls dazu.
TOBO POS unterstützt bei Kassenplanung, Einrichtung und der Abstimmung mit vorhandener Hotel- oder Buchhaltungssoftware.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Gastronomie
Muss jedes Restaurant ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Außerdem betrifft die Pflicht nur inländische B2B-Umsätze und kennt Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF enthält keinen strukturierten Datensatz und gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Übliche E-Rechnungsformate sind XRechnung und ZUGFeRD in einer geeigneten Version.
Braucht ein Privatgast eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die verpflichtende B2B-E-Rechnung. Der normale Kassenbon oder die übliche Gastrechnung bleibt möglich.
Was gilt bei einer Bewirtungsrechnung über 250 Euro?
Bei einem inländischen Geschäftskunden kann nach Ende der jeweiligen Übergangsfrist eine E-Rechnung erforderlich sein. Laut Bundesfinanzministerium kann zunächst ein Kassenbeleg ausgegeben und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
Müssen kleine Betriebe E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer sind von dieser Empfangsanforderung nicht ausgenommen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Umsatzsteuerzwecke sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Kann mein Kassensystem automatisch eine E-Rechnung erstellen?
Das ist vom System und den angebundenen Modulen abhängig. Häufig erzeugt eine Rechnungs-, Hotel- oder Buchhaltungssoftware die E-Rechnung. Wichtig ist, dass Daten, Korrekturen und Zuständigkeiten zwischen den Systemen klar geregelt sind.
